Louiscard | 吕江涛修改

2025-10-07 23:14:29

在时隔 7 年之后，Notion 的大版本，3.0 重磅上新，Notion 将其称之为 —— 全球首个知识工作智能体 （first Knowledge Work Agent in the world）。它不再是一个简单的 AI 聊天机器人，全新的 Notion Agent，主打一个能「替你做事」的同事型 AI。

作为知识工作者，我们能否像「程序员」一样，拥有类似 Cursor、Claude Code 这样的工具直接能在我们的生产环境搭把手，提升我们的生产力呢？这篇文章，我们来聊聊 Notion 3.0， 看看这次都有哪些升级。

Notion 的演进脉络

我们先稍微花点时间，聊聊 Notion 的三个大版本演进脉络。

Notion 1.0 定位在笔记工具，跟 Google doc、Evernote 一样，是一个更好用的在线文档，不过值得一提的是 Notion 提出「Block 块」的概念，深刻影响了整个文档类工具的产品形态，这一点还是非常厉害的。

2.0 正式推出了数据库 database，像 Airtable、Monday 还有国内的飞书多维表格，都属于这个大品类，更准确的说，这属于「零代码」工具，能用它搭建各种小系统。这个版本具备了 AI 的基础功能，比如帮你优化表达、帮你修改格式。

最后就是刚刚更新的 3.0，毫无疑问，这次升级最大的变化就是 AI Agent，从「你的工具」升级为「你的工作伙伴」，Notion 的大版本更新一向非常克制，所以本次更新还是很值得关注。

Notion AI agent

我们总是听到大家提到 agent，那么 Notion 的 agent 有什么特点呢？

发布会 Ivan 提到为了让 agent 能 “does real work”，特意送去训练营苦修，哈哈，很有趣 —— 看给孩子累的。

经过训练之后的 Notion agent，能理解工作区上下文，连接外部工具，按你的偏好执行多步任务的智能体。一句话，你能在 Notion 当中做得任何事情，agent 都可以做。

Notion 的 Agent 到底能实现到什么程度，我们这里分为 4 个方面来给大家介绍：

多步工作流自动化

它与 Notion 数据库兼容。它可以执行多步骤操作，并能独立工作长达 20 多分钟，拥有全新的记忆系统。

你可以要求 Notion “将最近两次会议记录汇总成高层提案，写入‘项目A’进度库，并给起草人发送跟进信息。” Agent 将分步骤执行：摘要 → 生成新页面 → 更新数据库属性 → 起草消息。

我们的日常工作当中有非常多的工作，都属于这类，Notion 将其定位为「busy work」，整理会议结论、更新项目进展，给领导汇报……这些在 Notion 中会逐渐由 AI Agent 来代为完成。

企业级上下文与连接器

「上下文工程」越来越火，在 toB 领域，在「工作的场景」，「上下文」更加重要。Notion 推出的连接器便是解决这个问题，除了连接三方的 Slack、Gmail、Outlook、Box 等工具，Notion 收购整合的 Mail、Calendar 等产品，让 Notion 处理任务时拥有更全局的视野。

比如你可以让 Agent 汇总「上周所有来自 Slack 和邮件」的客户反馈，并将其整理到 Notion 的「客户反馈数据库」中。随着 MCP 协同的开放普及，不同软件之间的壁垒会在一定程度上被消解，给用户带来更便捷的体验，这时候海外产品的「开放性」也能带来更大的优势。

个性化与记忆

Notion 一直以来都有很好的产品品味，而且非常独特、有趣，这次也当然不例外。首先，你可以给你的 agent 设置具体的名字和形象，比如我最近在用「猫猫」挂饰的形象，我叫它「Louis」。

更厉害的是，你可以在「Agent 指令页」设定风格与规则，如语气、任务默认库、状态与 emoji 规范。

这些个性化设置的厉害之处在于，都可以用自然语言来进行设置，而不是有非常多限制的「偏好设置页面」，比如我设置的是：我创建任务，默认都在我的「任务」的数据库，因此当我跟 AI 说创建 xx 任务，就会自动保存到适合的位置，指派给我，贴上某个标签，换句话说，这意味着实现了 prompt 设计自动化，其实非常友好。

我使用飞书的「工作配方」，macOS 的 Keyboard Maestro 等软件，这些还都是拖拉拽的方式来配置自动化工作流，在 Notion 中能用自然语言实现大量的自动化安排，想象空间非常大。

Custom agent 自定义 agent

这个虽然当前还在早期试用阶段，没有正式推出，但是这可是放到「one more thing」里面，算是发布会的重磅更新了。

这个功能可以简单理解为，我们前面介绍的 agent 是你的助手，985 毕业，聪明、听话、能干、忠诚 …… 但我们要想更高效，除了有助手，也还得用厉害的同事。

Custom agent 就是这个定位，它能帮你打造很多独立的智能体，实现更全面的自动化。

官方宣传的原话是：

想象一下，一支由智能体组成的团队，每一个都有自己的专长，在后台运行。这些智能体……在你睡觉的时候也在工作。

imagine a whole team of agents, each with their own specialty, running in the background

发布会的演示了在 Slack 群，AI Agent 可以回答某一类问题，比如问「离线功能什么时间上线」，然后这个 Agent 搜索知识库并回答，然后自动收录。这些 Agent 还能设置相关的 tools 和 access，让他有自己的工作范围。

试用注册入口已打开，Learn more about Custom Agents. 不过显而易见，这是一个面向企业场景的功能。

其他重要更新

接下来，我们来简单介绍下，其他的更新内容：

Offline mode：传说中的离线功能，终于上线了 …… ivan 提到这个功能上线之后，Reddit 上关于 Notion 讨论热度都下来了，大家突然不知道吐槽什么了。

权限支持 row-level access：解决团队协作和客户管理中的一大痛点。一个用户呼声极高的功能。现在可以精确控制数据库中的每一行（每一页）谁能看到、谁能编辑，而不仅仅是整个数据库。

AI 公式创建：在数据库公式栏，直接输入“如果任务状态是‘完成’，则显示 100，否则显示‘进度’属性的值”。AI 立即生成代码。

地图视图与 Place 属性：位置数据的可视化呈现，这功能其实非常实用，我在 Notion 中搭建了「吃喝玩乐」的数据库，记录各种吃喝玩乐的地方，不过目前测试下来，由于使用的服务是 Google 的地图服务，在国内使用体验还非常一般。

最后的话

Notion 3.0 让 Notion 的 AI 功能从「会写」进化为「会做」。从「手动搭建系统」的阶段，带入了「指令驱动 AI 执行工作」的阶段。极大地降低了 Notion 的使用门槛和维护成本。对于用户，特别是付费用户，企业用户来说，生产力将获得不小的升级。

但是否真的能够大幅消灭我们的琐碎的工作，还需要我们在真实的环境中更多的体验和测试。

2025-09-22 00:22:04

这礼拜辗转腾挪，5 天去了 5 个城市，也算是打破了自己的出差记录。本来想用刚买了的 insta 360 好好记录一番，多好的一个故事线，这种新奇的体验肯定能有个不错的基础观看量，结果当然是一路上开会、回消息、赶 ddl，忙得晕头转向，没时间拿出相机记录。

周末回到家，沉浸式过了一个非常典型的周末，由内而外的感受到幸福。

晚上突然想起来可以更新各种苹果的系统，于是把电脑、手机、iPad 更新了遍，虽然电脑更新完遇到了跟 Bartender 的兼容问题，有大概 5 分钟都几乎不可用的状态，不过苹果一向给我一种更新系统有如换新机一样的体感，此时此刻，心情舒畅，有一种类似购物的快乐。

已经两周没有更新视频了，各有各的情况，上周是忙工作，这周是陪闺女，中年人的世界，想要保持稳定的输出，还是得多想办法。

今天去送女儿去跳舞，想换一家咖啡馆消磨时光，机缘巧合之下，竟然发现开车3 分钟就能开到 798 的核心区域，旁边的咖啡馆多得数不过来。

不过在咖啡馆也没空忙自己的那点事，给闺女剪辑演讲视频 ……我很早就买了大几百的三脚架，我自己录视频从来没用过，反而给女儿录视频总能用上。去年还买过提词器，但尝试了 2 次觉得大材小用，没想到这次女儿演讲作业的录制，内容太长背不下来，提词器完美解决，也算是物尽其用了吧。

哈哈，写到这，周末就要结束了，但北京最好的季节也到了，十一小长假也快到了，想想就开心得不得了。

2025-05-25 17:29:16

日子过得真快，转眼又过了两周，这次在星巴克喝着冰美式，愉快码字。最近国内的星巴克管理层必定是赢得了更大的经营权，不仅口味上新，还跟五月天联名，隔三差五播放五月天的歌，杯子上也印上了歌词。作为一个退休五迷，也为老陈能挣到更多的养老钱开心。

说起来，最近幸福的阈值明显降低，懂不懂就感到开心，昨天在 YouTube 刷到纳瓦尔的一个采访，他说：

真正拥抱当下，就是对‘此刻的位置’（现状）的满意，无需通过改变现状来获取幸福，而是在现状中找到内心的宁静。

幸福就是对现状的满足（Happiness is satisfaction with the present），这个说法又属于大道至简，越品越有道理的话。我最近的幸福根源可能也来自于此，人到中年，少了些不切实际的幻想，对日常的平淡宁静感到喜乐。

最近幸福感来自：

• 在公司旁边的小区发现了一大片小电驴充电桩，从此告别电量焦虑；
• 老婆小区会车剐蹭，发来照片一看，蹭了一辆五菱宏光；
• 老爹的豆包耳机坏了，客服二话没说，爽快换新处理；
• 网站的 SSL 证书挂了，研究了半天，用文件验证的方法顺利解决；
• 听健身教练的建议，灌一杯浓咖啡再做力量训练，效果倍增。

北京最近的天气可太好了，骑着小电驴去公司和星巴克，微风穿透身体，听着音乐，抖着腿，感觉这也太快乐啦，人生不需要更幸福啦，已经足够了。

周日上午起来一直在刷 AI 的材料，最近要着手准备一个给 AI workshop 的引流课程，学习 AI 的热情再次拉满。说了很多次，但还是常说常新 —— 输出倒逼输入，deadline 就是第一生产力，每次有输出的任务，总会有远超预期的收获。

一个月前准备给央财的同学们的分享内容，趁机深入研究了怎么用 AI 做幻灯片，解锁了 Canva 和 Figma 做 Slide 的姿势，昨天给一个客户线下 kickoff，5 分钟的内容，本来计划一页 PPT 应付，到现场还有时间，坐在会场，用 Figma 当场撸了 8 页片子，完事还研究出来会议投屏怎么设置「演示模式」。

Figma 和 Canva 制作幻灯片，链接能够指向具体的页面，你可以配合 Obsidian 或者其他的笔记工具，真正实现面向作品和表达的卡片笔记，这实在太酷了。

又想到乔布斯的那句话：

You can’t connect the dots looking forward; you can only connect them looking backwards. So you have to trust that the dots will somehow connect in your future. You have to trust in something — your gut, destiny, life, karma, whatever. Because believing that the dots will connect down the road will give you the confidence to follow your heart even when it leads you off the well worn path; and that will make all the difference.

你无法预先把点点滴滴连成线，只有回头看时，才会发现这些点滴竟已连成了线。因此，你必须相信，这些点滴会在未来的某一天以某种方式串联起来。你得相信直觉、命运、人生或因果之类的东西。因为相信点滴会连成线，会让你在追随内心（即使偏离常规道路）时充满信心，而这将改变一切。

本来想这篇 Newsletter 能不能恢复推荐一些当周阅读的文章，发现 Readwise 收藏的不是没有互联网阅读权限的内部文档，就是从 ChatGPT 和 Gemini 保存的 Deep Research 的回答，朋友们，下次一定。

最后，祝大家周末愉快。

2025-05-17 14:49:14

此时，我正在西安飞往杭州的飞机上，按照计划，还有三分钟就要落地，但窗外还是黑漆漆的一片，没有要下降的意思。索性，拿出笔记本，敲一会这个星期的 Newsletter。

好久不写 Newsletter，上一次还是 2024 年的 2 月那篇，不过期间有几篇 Blog 发出来，讨论了拖延症、大厂写作、call high 等话题，也没完全摆烂。

日常的工作生活中，好像找不到合适的时间去写 Newsletter，特别是在 AI 时代，获取信息的成本极具降低，用不了多久，每个人都能根据自己的兴趣定制信息源，获得高质量的信息供给，更极致地实现张一鸣「人找信息」的终极构想。

因此，手工作坊的信息分享方式 —— Newsletter，大概率会被扔到历史的垃圾箱，一想到这个点，更新 Newsletter 的动力就更小了。

虽然这个博客更新不算频繁，我最近倒是花了不少时间研究怎么用 AI 辅助写作，Prompt 改了好几个版本，或者更广义的角度，这是一次关于小主题学习的流程重构，这挺有意思的，不出差的日子，我每天能至少投入 60 分钟在这个问题上，顺利的话，我会用这个新的模式打造我继《高效信息管理术》之后的第二个内容产品。

因此，碎碎念的，接近散文风格的日常表达，我想了想，就别非要用 AI 来降本增效了吧。

正如我在飞机上的这会，每周四晚上，找个会议室，放一首音乐，对自己的近况写一些没有太多阅读压力的文字，更多作为记录，而不是分享，甚至只是为了保持敲击键盘的手感和逐渐匮乏的表达欲。

这似乎挺简单，但真正要坚持也不容易 —— 做好不容易，做糟也不简单。摆烂说起来容易，真正做到得克服很多内心的限制，接受粗糙，需要练习，需要脱敏，需要下猛药。

我心目中最理想的 Newsletter 有点像策展，一个人就某一个大的主题持续研究，定期分享心得体会和研究进展，把有趣、好玩的发现给大家做一些更新。

我在前几年一直按照这个大的思路照猫画虎的模仿，尝试过不同的模板，比如 3-2-1 模型，分享三个洞察，两条名人名言和一个问题，更早的时候甚至还会分享我这一周的书影音记录和喜欢的摄影作品。

后来为啥没有坚持呢？我想了想，一方面自己有段时间突然厌倦了无穷无尽的线上资讯浏览，仿佛是一个 RSS 工厂的螺丝工，更不要说当下 AI 能够更好的完成信息的探测和总结，这件事就是 AI 最擅长的领域之一。

后来，我开始尝试把为数不多的时间投入到单篇 Blog 的撰写，这是个明智的决定，前段时间去给大学的同学们分享，课后大家询问拖延症的话题，我直接甩那篇文章的链接就好，正如多年前，有人咨询工具清单和信息管理的技巧，我可以甩笔记的链接和少数派的专栏链接一样从容。

说回 Newsletter，我发现已经敲了 1070 个字，读者得花 4 分 29 秒才能读完这些文字，虽然没多少人会看，但我准备克制下表达欲，收尾啦。

最后想聊几句心态的转变，你可能很早就听说过「写作应该有对象感」，我虽然很早就在 Blog 里写「我应该像写个一个远方的好友」一样。但是前几年，ego 太大，年轻气盛，骄傲敏感，字里行间都在「谦虚地表达自己有多厉害」，害怕暴露自己的无能和愚蠢。

最近这半年，我好像突然就不在乎啦，仿佛顿悟一般，强烈地感受到「自我」变得越来越小，当 ego 变小之后，也就没有了曾经那种端着架子，穿着盛装在这个世界的局促感。

挺好的，生活本来就挺难了，别总是为难自己，开心一点，快乐一点，自洽一点，慈悲一点，少一点「这不行，那不好」，放开手脚，蓬勃认真地活出自我。

2024-12-25 23:11:02

「围绕老板开展工作」听起来太过功利，但在 ToB 领域，花费大量时间跟对接人沟通，最后老板一句话，所有努力付诸东流的故事，实在屡见不鲜。Call high （与客户高层的沟通） 的重要性不言而喻，这不仅是季度业务回顾（QBR）、风险拯救、商务谈判等关键场景的必备技能，call high 的效果也直接决定了客户的价值感知，续约续费和合作深度。但很多人在面对高层时仍会感到紧张不安，甚至产生恐惧：

1. 担心身份不对等：很多人在面对高层，会产生强烈的身份落差感，认为自己与高层地位悬殊，从而心生胆怯。
2. 担忧知识储备不足：担心自己知识不够，能力不足，在交流中表现不佳，无法与高层进行正常对话。
3. 担心失败和负面反馈：高层往往是决策者，他们的一句话往往就会决定项目的成败。
4. 性格内向害怕社交压力：本身性格内向的人，在与高层沟通时会更加紧张，call high 简直就是 I 人地狱。
   

相对于沟通技巧，做好心理建设，避免未战先怯，是 call high 成功的基石。

转变心态，纯粹真诚

不要将对方预设为高高在上、聪明绝顶、经验丰富，而把自己放在弱势地位，时刻提醒自己 —— 人与人之间虽有差异，但「人人平等」，不必因为差异感到不安和羞怯，这都是心中的陈腐观念在作祟。

很多公司提倡扁平化管理，不允许称呼「领导」、「老板」，用「您」，都在帮助员工建立一个重要认知： 地位可以不同，人格必须平等，无需胆怯。如果有人会因为声望、财富而看低他人，我们也不必给予他们相应的尊重，他们的观念还停留在远古时代。

管理学中的PAC模型很好地解释了这种畏惧心理。我们常在「家长、成人、孩子」三种角色间切换。面对领导等权威时，我们容易将其视为「家长」，自身则退化为「孩子」，产生复杂的情绪。只有以「成人对成人」的心态沟通，才能建立正常的合作关系。

除了无条件的身份平等，在专业能力方面，我们更应该建立强烈的自信，面对权威的光环，我们容易迷失自我，动摇自信。一个简单有效的方法是：建立一个「夸夸文档」，收集来自各方的好评截图，在自我怀疑时翻出来看看。也可以参考 除了退休，如何在无尽的工作中找到「救生圈」 这篇文章提到了「能力矩阵」等方法，用客观的记录建立更稳定的自我评价标准。

更进一步，我们应该对 call high 的对象有好奇心，像关心朋友一样去了解他们，设身处地为他们着想，提供力所能及的帮助，有句老话说的好 —— 「真诚是无敌的」。

充分准备，有的放矢

心态调整好，接下来就是具体的准备工作了，准备一次面对企业管理层的沟通，应该关注以下几点：

准备好文档

除非是刻意营造的「轻松咖啡局」，对客的沟通务必要准备完整的沟通文档，越重要的沟通越要认真准备，避免空对空交流。这篇文档应该包含沟通目标、参会人信息、会议议程、项目进展、业务数据、参考案例等要素，对客文档要简洁清晰、有所设计，精心排列组合故事线，不要堆砌内容，少就是多。

同时，要了解客户的沟通习惯，避免触碰其企业文化和价值观的红线。对于重要的沟通，建议准备一份内部版本，以便团队信息同步。

明确沟通目标

明确沟通目标，区分对客和对内版本。这样可以在沟通中保持焦点，避免偏离主题，也能更有效地衡量沟通效果。这些目标可能包括获得支持、解决重大问题、推动决策或加强合作关系，内部的目标可能是对内目标则可能包括传递特定信息。根据目标，有侧重地准备方案和关键信息。

调研 KDM 信息，找契合与共鸣

如何让客户感受到你的诚意和专业？了解高层的关注点至关重要。研究他们近期的文章和演讲，并在沟通中适时提及，甚至引用其中的观点，能产生意想不到的效果。

作为对客岗位，要有意识提升对于关键 KDM 的理解能力，通过持续的学习，在成百上千次的实战沟通中，提升对不同类型的管理者的认知，比如组织的创始人和职业经理人有区别，央国企的老板和二代的关注点也大相径庭，CEO 关注战略落地、成本控制，CHO 关注组织管理、企业文化等等。只有深入了解不同群体，才能更好地进行沟通。

此外，通过阅读文章和观看视频，我们可以更直观地了解 KDM 的个性和关注点。

沟通中，能甩技能

跟客户高层的沟通技巧没有特别大的差异性，这些只能靠实战不断打磨。比如要注重在沟通前破冰，准备一些 small talk，让对话变得轻松一些，消除紧张，降低沟通的阶层感。通过问问题的方式往往也能打破上对下的模式，建立更加平等的感觉，寻求对话而非单向输出，让客户开口，call high 就八九不离十啦。

沟通前要调动好情绪，元气满满，充满热忱。我有个同事会在见客户之前会灌两杯冰美式，有时候还会做几个开合跳，把自己的状态拉升起来，就像演员要登上舞台一样，充满仪式感。

在沟通中一定要有意识放慢语速，这是很多人最需要改掉的毛病，这不仅能展示自信，给自己更多思考的空间，注意说话的重音，更有节奏的表达，有停顿，有气口，也会让听众更沉浸，更自在。

在沟通表达的过程中，也要特别注重倾听，挖掘客户的真实需求，表现出对他们所面临挑战的理解和同情。用点头、记录等方式展现你的关注。并且要及时、积极地回应他们的问题和质疑。

更进一步，不要只停留在表面的和气，要敢于进行有深度的对话，即使这些对话可能会让人感到些许不适，用轻松的口气坚决地传递一些不那么令人愉快的信息，适度消解紧张的气氛，但该说的狠话不能不说。

还有一个有效的技巧是在对话中多选择「深入细节」而非「转向自己」。比如当对方提到某个观点时：

✅ 好的做法：
"能具体说说这个想法背后的考虑吗？"
"这个方案在实施过程中可能会遇到哪些挑战？"

❌ 不好的做法：
"这让我想起我之前的经历..."
"我们上家公司是这样处理的..."

特别提醒的是，很多人忽视了沟通后的跟进工作，但这恰恰是体现专业性的重要环节，下面这些动作不要跳过：

• 会后24小时内发送会议纪要；
• 通过得体的方式表达感谢；
• 持续追踪沟通中商定事项进展；
• 定期汇报重要节点的完成情况。
  

最后的话

无论是面向客户还是跟自己的老板，与高层的沟通能力是职场进阶的关键，与高层沟通的本质是对等、真诚和专业。

不是所有的高层沟通都需要完美无缺，但只要每次沟通有所准备，有所收获，随着经验的积累，你会发现，原本令人紧张的高层沟通，逐渐变成了一件能够从容应对的日常工作。

最后送给大家一条亚马逊的领导力原则—— 客户至上，这个原则的英文原文是”Customer Obsession”，查一查字典会发现，Obsession 最常见的意思是「痴迷、迷恋、构成困扰」，这很有意思，当我们能对客户有这样的心态，我们大概率不会害怕和客户的老板沟通，而是掰着指头期待和他们会面的日子早点到来吧。

2024-12-01 17:01:50

「大厂文档写作指南」：如何写出高质量的业务文档？

这篇文章聊聊对于文档写作的理解，特别在大厂，写好一篇业务文档需要注意哪些关键点。

写好文档的重要性

在亚马逊、字节、美团等公司的「反 PPT 文化」的影响下，文档的重要性被更多组织认识到，像得到-App 等平台也推出职场写作课等产品，帮助职场人士提升写作能力。为什么写好文档这么重要呢？

1. 更容易拿到组织的资源和领导支持：文档写得好，Leader 更可能接受你的主张。这样你能拿到更多资源，增加项目成功的可能性。
2. 节省沟通成本，提升信息流转效率：文档给的信息清晰充分，很多沟通完全可以异步完成。不少同事还会写一篇「说明书」文档，贴到签名档，提醒大家找自己沟通前先读文档，高质量的文档，能减少大半的重复沟通。
3. 有规模效应，创建个人和团队品牌：文档像社交媒体的文章一样有自传播属性，公司一些优秀的文档能获得几万阅读，上千点赞，一些优秀的项目文档被长期传播，文档是讲好个人和团队故事的好工具。
4. 体现个人沟通能力和职场专业度：见字如面，相比 IM 聊天和开会，更多人会通过阅读你的文档对你的能力和职业度进行「打分」，看到写得干净利索，条理清晰的文档，绝对高看一眼。

如何才能写好一篇工作文档呢？我在这里提供以下几点建议：

更有用户视角

打造一款产品， PM 会被无数次提醒「用户需求」，写文档也应如此，写文档同样应关注用户需求，我们需要理解需求视角和供给视角，始终以用户需求为核心，从文档撰写开始就紧密围绕用户视角，识别、深挖用户的各种需求。

写文档最大的问题就是只关注「供给者角度」，忽视用户视角，不关心读者关心什么，知道什么，不知道什么，而只关注怎么把自己的关键点呈现完整。这就会导致读者过高的阅读成本，甚至无法准确理解文档希望传达的重点信息。

比如我们准备一篇季度会的业务总结文档，读者包括团队管理者、协同团队、其他部门，每一种角色的需求不同，有些人就是大概了解，有些人需要关键洞察，有些人需要拿到规划方向，我们能否说清楚他们的需求，并在文档中有意识的满足直接决定文档的水平。字节某大佬提供了一个非常精彩的观点，他指出业务总结文档应该包含三个维度：

• 维度 1：业务主线，概括性质的东西，偏粗线条，这是业务负责人每天都要关注的关键指标；
• 维度 2：从某一个或者几个维度对业务的 Break down，让大家看到业务增长/下降的归因；
• 维度 2.5：选择一个最值得拿出来说的单点，往下钻，展开来说，增加信息丰富度，传说中的「万历十五年」，以小见大的时刻。

这三个维度的信息能比较充分的为不同读者提供足够的信息，也不至于陷入过于笼统或者过于琐碎的细节中。不同公司和不同 Leader 的思考模式会极大的影响文档风格，例如，亚马逊的文档关注可影响要素；Meta 则侧重于数据报告和实验结果；而 Google 的 OKR 已成为一种独特的工作方式。

如何获得用户需求，除了有意识安排用户访谈、组织会前的问题收集，会后的反馈收集，花更多时间跟你文档的「用户」在一起，多吃饭，多聊天，了解他们关心什么，可能更重要。

注重结构呈现

好的结构对于读者的阅读体验至关重要，屏幕阅读时代，大部分人的阅读模式都是 F 型动线，先扫视顶部横线，再沿左侧垂直扫读，没有结构的文档，读者无法通过扫读的方式快速获取信息，只能逐字逐句，效率低，体验差。

文档结构分为内容结构和呈现结构，内容结构的几条重要原则如下：

• 结论先行：先说结论，再做解释，让读者一开始就了解你的立场和观点；
• 以上统下：上层结论是概括总结，下层信息具体解释和说明，遵循金字塔结构；
• 归类分组：把类似或相关联的信息，找到一定标准做划分归类，清晰呈现；
• 逻辑递进：把信息按照逻辑逐步展开，时间顺序，角色顺序，层级推进等。

呈现结构则多用下面的样式，让信息呈现更清晰完整，相比 100% 的叙述性表达，下面的结构呈现让读者更轻松获取信息：

• 无序列表；
• 有序列表；
• 表格；
• 图表。

不过对于结构化的表达需要持续积累，一些优秀的文档的结构得有意识积累和学习，你可以去公司的 wiki 看看历史文档，也可以去飞书和 Notion 等文档应用的模板中心，里面也藏了不少宝藏。我前段时间特别痴迷亚马逊的 6 页纸备忘录，网上还能找到几篇示例，从中能看到他们对于信息呈现的思考和设计，很有意思。

简洁清爽表达

这其实也是注重用户视角的表现，没有读者喜欢阅读诘屈聱牙，长句套短句的复杂文档。尤其是工作文档，风格要追求简洁和清爽，用大白话，避免黑话和术语，一些需要注意的关键点我也做一些罗列：

• 避免口水词：比如「的」、「我认为」，「事实上」；
• 避免形容词：比如「好」 → 「达到预期指标/完成目标/符合验收标准」，「很多」 → 「238个用户/增长53%」。
• 直接用动词：「便捷性提高」 → 「产品更易操作」。
• 更简单表述：用肯定代替否定，主动代替被动，「由于 xx 原因」→ 「因为 xx」。
• 避免长难句：长难句拆解成多条短句。
• 不用大概念：除了营销，内部沟通不用「深化改革」这样的大词。
• 不含糊其辞：比如，「尽快完成」→「12月20 日前完成」

可能更重要的一个技巧就是 —— 控制篇幅，我前段时间跟亚马逊的朋友请教 6 页纸的结构，他给了说了一个非常有意思的说法，其实大多数文档都不会 6 pages，而是 one page，因为现在数字化的文档不会打印出来，很多题目里写着「某某项目 onepage」的文档，打印出来怕是要有 10 页不止。（微笑

最后的话

我刚毕业那会去了党政机关的办公室，核心工作就是写稿子，那时候机关单位的小伙伴见面聊天，总免不了提起几位年纪轻轻便扶摇直上的政治明星，那些被人口口相传的故事主角，大比例都是因为写得一手好文章，成为了单位的笔杆子，因此获得机会，破格提拔，火箭晋升，但这不比其他，免不了点灯熬油的下一番苦功夫。

当然在体制外，我们不称之为「文章」或者「稿子」，更习惯称之为「文档」，本质相同，

上文提到的那个字节大佬在分享写双月会文档 tip 的文章结尾的最后一句话让我读了一遍又一遍，也送给大家：

祝大家从此不再受双月会困扰，把 6 月过成夏天而非 Q2。

年底了，又到了写文档的高峰期，也祝大家能因为上文的一些小技巧，多少能少受些文档的困扰，享受这个 12 月的初冬。最后，你在写文档时有哪些心得？也欢迎在下方留言与我们分享 ～